デジタル活用相談事例④ケアソリューションズ

デジタル活用相談事例④ケアソリューションズ

相談企業プロフィール

企業名
株式会社ケアソリューションズ
所在地
〒350-0212 坂戸市石井2333-11
業種、事業内容
地域密着型通所介護(デイサービス)
従業員数
15名
URL

課題

▶至急対応が必要な勤怠管理のシステム導入を、どのような手順で進めればいいのか判断がつかない
▶勤怠管理システムの導入を機にシフト管理、給与計算および財務会計も新しいシステムに移行したいが、どこから手をつけて、どのようにシステムを選べばよいのか分からない

提案

▶現状を整理し、システム化したい業務を洗い出すよう提案
▶システム化の優先順位付けをアドバイス
▶システム化したい業務の言語化(≒要件定義)と最適なシステムの選び方をアドバイス

効果

▶現状を整理することで、「システムでやるべき業務」「手作業の方が効率下的な業務」に区分けすることができた
▶勤怠管理→給与計算→財務会計の順に整理していくという道筋が見えた
▶労務管理および給与計算が一体となったシステムを導入したことによって勤怠管理と給与計算に関して大幅な業務効率化が実現できた

相談の背景

従来ご利用になっていた勤怠管理システムのサービスが停止されることになり、すぐに新たな勤怠管理システムを導入しなければならない状況でした。
システムの入れ替えとなると、他にも日ごろから気になっている課題があれこれと頭に浮かんできました。
新たな勤怠管理システムを導入するだけでなく、これまで気になっていたことを一気に解決したい、ということで公社にご相談をいただきました。

解決に向けての伴走支援

展望

▶属人的な業務を定型業務にすることで、更なる業務改善や業務効率化が見込まれる
▶業務改善することで、従業員にとってより一層働き易い職場となり、これまで負荷の大きかった勤怠管理や会計処理に費やしていた時間をお客様へのサービス向上に振り当てることができる
▶勤怠管理と給与計算をできるシステムを入れたので、これと相性の良い財務会計システムを導入するとよいことが分かった。税理士と相談し、それぞれの役割分担を明確にしながら新しいシステムを導入したい

相談者様から一言

勤怠管理、給与計算、会計業務を主に担っていた代表が高齢となり、早急に業務を引継ぐ必要がありました。この際、代表の頭の中にある作業を、システムを導入してミスなくできるようにしたい、という希望があり、相談させていただきました。
全てを同時にシステム導入するには相当なパワーが必要とわかり、市川コンシェルジュからのアドバイスにより優先順位をつけました。検討した結果、勤怠・給与システムを最優先で取り組むことになりました。3社のトライアルを経て採用したシステムは、導入から運用までのヘルプサービスが当社のニーズと一致していました。初期設定は大変でしたが、導入したことにより、それまで3日間はかかっていた給与関連の作業時間が、5~6時間に短縮することができました。その分、他の業務に使える時間ができ、ご利用者様へのサービス向上につながっています。
システムを選ぶ際のポイントなど、市川コンシェルジュから的確なアドバイスを頂いたので、納得のいく選択ができました。

担当したDXコンシェルジュから一言

市川コンシェルジュ
もともと業務改善力と情報活用力の両方を兼ね備えた相談者様でありました。そのため現状整理を少しだけお手伝いしたあとはご自身の力で次々と課題を達成されていきました。この推進力と成果は目覚ましいものだと思います。今後の更なるご発展をお祈り致しております。

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