2026年7月号

生成ＡＩ時代の｢現場で使えるビジネス文書｣の作り方
～契約書・社内規程・業務マニュアルをＡＩで作る前に押さえたい視点～

１．AIで｢それっぽい文書｣は誰でも作れる時代に
　生成ＡＩの普及により、ビジネス文書の作成環境は大きく変わりました。契約書、社内規程、業務マニュアル､提案書、通知文、案内文、議事録､利用規約…（図表１)｡これまで過去の文書やひな形を探しながら作成していた文書も、今ではＡＩに指示を出すことで、短時間で一定の形に整えることができます。これは、人手が限られる中小企業にとって大きな可能性を持つ変化です。文書のたたき台を短時間で作れることは、業務効率化の面で大きな助けになります。
　一方で、注意すべき点もあります。ＡＩは見出しがあり、文章も自然な、整った文書を作ることができます。しかし、見た目が整っていることと、現場で使えることは同じではありません。ビジネス文書に書かれた内容は、取引先の行動、社員の判断、現場担当者の動き、管理部門の確認、経営者の意思決定に影響を与えます。